Unsere Leistungen im Überblick

AKTEN-KARTONSTELLUNG

Bereitstellung der Standard-Aktenkartons

Wir stellen Ihnen leere Kartons für die abzuholenden Akten bereit. Auf Wunsch erhalten Sie die leeren Kartons von uns bereits im Vorwege. Wir stellen Ihnen auf jeden Fall nur die Kartons in Rechnung, welche tatsächlich auch benötigt werden.

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AKTEN-ERFASSUNG

Befüllung und Beschriftung der Kartons

Wir befüllen die Kartons bei Ihnen vor Ort mit den abzuholenden Akten und beschriften die Kartons entsprechend (u.a. mit dem Jahrgang der einzulagernden Akten). Auf Wunsch können Sie diese Leistung auch selbst erbringen.

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AKTEN-TRANSPORT

Transport der Kartons zur AKTENFARM

Wir holen die Kartons mit den Akten bei Ihnen vor Ort ab und transportieren diese zur AKTENFARM. Je nach Aktenmenge mittels „Sprinter“ ggf. mit Anhänger oder LKW. Auf Wunsch können Sie diese Leistung auch selbst erbringen.

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AKTEN-REGISTRIERUNG

Sortierung und digitale Registrierung

Wir sortieren Ihre Akten innerhalb der Jahrgänge alphanumerisch. Danach erstellen wir digitale Fotos von jedem Karton mit den Aktenordner-Beschriftungen. Abschließend sortieren wir die Kartons in unsere Regalanlagen ein.

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AKTEN-LAGERUNG

Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Akten

Wir lagern Ihre Akten in den Regalanlagen der AKTENFARM. Unter Beachtung aller notwendigen Voraussetzungen, wie z.B. Sicherheit (Alarmanlage), Brandschutz (Brandmelde-, Brandbekämpfungsanlage) und Klimaführung (trocken).

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AKTEN-ZUGRIFF

Zur Verfügungstellung von Unterlagen

Im Falle einer Aktenanfrage suchen wir die gewünschten Unterlagen heraus und stellen Ihnen diese kurzfristig zur Verfügung; wunschgemäß mittels: 1. Einsichtnahme, 2. Physische Rücksendung oder 3. E-Mail-Versand (scan on demand).

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AKTEN-VERNICHTUNG

Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Wie vernichten Ihre bei uns eingelagerten Akten nach dem Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gem. DSGVO. Sie können entscheiden, ob dies „automatisch“ oder nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe erfolgen soll.

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